Kameravalvonnan tallenteiden säilytysaika ja luovutus poliisille ovat asioita, jotka taloyhtiön hallitus tai yrittäjä joutuu yleensä selvittämään kiireessä: pihalla on rikottu auto, varastoon on murtauduttu tai asiakas on uhannut kassatyöntekijää. Silloin pitää tietää heti, onko tallenne vielä tallessa, kuka sen saa nähdä ja miten sen voi luovuttaa poliisille rikkomatta tietosuojaa. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten säilytysaika määritellään, miten luovutus poliisille tehdään oikein ja mitkä virheet toistuvat kohteissa vuodesta toiseen.
Mitkä säädökset koskevat tallenteita
Moni etsii tietoa ”kameralaista”, mutta Suomessa ei ole yhtä erillistä kameravalvontalakia. Tallenteisiin sovelletaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), kansallista tietosuojalakia (1050/2018), rikoslain salakatselua koskevaa säännöstä ja työpaikoilla lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Kun kameravalvontaa hoitaa vartiointiliike, mukaan tulee myös laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015), joka velvoittaa vartijat ja valvomohenkilöstön vaitioloon.
Kameravalvonnan perusvaatimuksia, kuten kameramerkkejä ja tietosuojaselostetta, käsitellään tarkemmin artikkelissa kameravalvonnan GDPR-vaatimukset Suomessa. Säännöksiä tulkitaan ja tarkennetaan jatkuvasti, joten ajantasainen ohjeistus kannattaa aina tarkistaa Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.
Kameravalvonnan tallenteiden säilytysaika käytännössä
GDPR ei määrää kiinteää päivämäärää. Se edellyttää, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Rekisterinpitäjän on siis itse perusteltava säilytysaika ja kirjattava se tietosuojaselosteeseen.
Työpaikoilla raja on selvempi. Työelämän tietosuojalain mukaan tallenteet on hävitettävä heti, kun niitä ei enää tarvita, ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä. Poikkeuksena on tilanne, jossa tallennetta tarvitaan esimerkiksi rikoksen selvittämiseen tai oikeudenkäyntiin.
Taloyhtiöissä ja liiketiloissa säilytysaika on tyypillisesti 14-30 päivää. Perustelu on käytännöllinen. Ilkivalta pyöräkellarissa tai autolle tehty vahinko huomataan yleensä muutamassa päivässä, mutta kesälomalta palaava asukas voi huomata murron vasta 2-3 viikon kuluttua. Kolme vuorokautta on usein liian lyhyt aika, ja 90 päivää on vaikea perustella kerrostalon porraskäytävän kohdalla.
Rajatapauksia on. Mökkialueella tai kausikäytössä olevassa varastossa pidempi säilytys voi olla perusteltu, koska vahinko huomataan vasta seuraavalla käyntikerralla. Ravintolan tai yökerhon sisätiloissa taas lyhyempi aika voi riittää, koska järjestyksenvalvojat kirjaavat tapahtumat jo saman yön aikana.
Tallentimen asetukset ratkaisevat enemmän kuin paperit
Kokenut asiantuntija katsoo ensimmäiseksi tallentimen eli NVR:n asetuksia eikä tietosuojaselostetta. Hyvin yleistä on, että selosteessa lukee 30 päivää, mutta laite ylikirjoittaa vanhimman tallenteen vasta, kun kiintolevy täyttyy. Tämä voi tarkoittaa 9 päivää tai 4 kuukautta riippuen kameroiden määrästä, resoluutiosta ja liiketunnistuksen asetuksista.
Useimmissa tallentimissa, kuten Hikvisionin, Daluan ja Axisin järjestelmissä, voi asettaa tallenteiden enimmäisiän päivinä. Asetus kannattaa ottaa käyttöön ja dokumentoida. Jos kameravalvonta ostetaan palveluna, sopimukseen pitää kirjata, kumpi osapuoli vastaa säilytysajasta ja tallenteiden poistamisesta. Myös kameroiden sijoittelu vaikuttaa siihen, kuinka paljon turhaa materiaalia kertyy, ja siitä on lisätietoa artikkelissa kameroiden sijoittelu kiinteistöön.
Luovutus poliisille vaihe vaiheelta
Poliisilla on poliisilain ja esitutkintalain nojalla oikeus saada rikoksen selvittämiseksi tarpeellisia tietoja. Rekisterinpitäjällä on puolestaan GDPR:n mukainen oikeusperuste luovuttaa ne. Tarvittaessa poliisi voi takavarikoida tallenteen pakkokeinolain nojalla, mutta tavallisesti yhteistyö hoituu sujuvasti pyynnöstä.
Ammattilainen etenee näin:
1. Lukitse tallenne heti, kun kuulet tapahtumasta. Kopioi tai suojaa aikaväli ennen kuin ylikirjoitus ehtii sen poistaa, vaikka poliisi ei olisi vielä ottanut yhteyttä.
2. Varmista pyynnön lähde. Pyydä poliisilta rikosilmoituksen numero ja tutkijan nimi, ja tarkista ne tarvittaessa soittamalla poliisilaitoksen vaihteeseen.
3. Rajaa luovutus pyydettyyn aikaväliin ja pyydettyihin kameroihin. Koko viikon materiaalia ei luovuteta.
4. Vie tallenne alkuperäisessä muodossa, jossa aikaleimat ja tallentimen vientiohjelma ovat tallessa. Puhelimella näytöltä kuvattu video on todisteena heikko.
5. Kirjaa luovutus lokiin: päivämäärä, vastaanottaja, rikosilmoituksen numero, aikaväli ja luovutustapa.
Poliisi toimittaa usein turvallisen latauslinkin. Muistitikku on edelleen käytössä, mutta se luovutetaan suoraan poliisille eikä jätetä asukkaan tai työntekijän välitettäväksi.
Yleisimmät virheet
Tallenne annetaan asianomistajalle. Asukas, jonka auton peili on rikottu, pyytää videon ”näyttääkseen sen poliisille”. Hallituksen jäsen lähettää sen WhatsAppilla. Tallenteessa näkyy kuitenkin muitakin asukkaita, ja luovutus on tehty ilman perustetta. Oikea järjestys on se, että asukas tekee rikosilmoituksen ja tallenne säilytetään, kunnes poliisi pyytää sen.
Odotetaan poliisin yhteydenottoa. Esitutkinnan käynnistyminen voi kestää viikkoja. Jos tallenne ylikirjoitetaan 14 päivän kuluttua, näyttö katoaa. Tallenne kannattaa suojata heti ja kirjata, miksi sitä säilytetään normaalia pidempään.
Kukaan ei osaa käyttää tallenninta. Isännöitsijä on vaihtunut, salasana on huoltoyhtiön edelliselle teknikolle tutulla paperilapulla, ja vientitoiminto on hukassa. Vastuuhenkilö ja varahenkilö kannattaa nimetä etukäteen. Samalla kannattaa vaihtaa laitteiden oletussalasanat.
Myytti: poliisi tarvitsee aina tuomioistuimen päätöksen
Taloyhtiöissä kuulee usein, että tallennetta ei saa antaa ilman oikeuden määräystä. Näin ei ole. Esitutkintaa tekevä poliisi voi pyytää tallenteen suoraan, eikä rekisterinpitäjä riko tietosuojaa luovuttaessaan sen rajatusti ja dokumentoidusti.
Käänteinen myytti on yhtä yleinen: ”Kun poliisi soittaa, kaikki pitää antaa heti.” Puhelimessa esittäytyvän henkilön henkilöllisyys tarkistetaan aina. Luovutus myös rajataan siihen, mitä tutkinta oikeasti tarvitsee.
Vartiointiliikkeen ja valvomon rooli
Kun kameravalvontaa hoitaa ympärivuorokautinen valvomo, esimerkiksi Securitasin, Avarn Securityn tai paikallisen vartiointiliikkeen kautta, valvomo usein suojaa hälytykseen liittyvän tallenteen automaattisesti. Valvomon henkilöstö on vaitiolovelvollinen, ja luovutukset kulkevat sovitun prosessin kautta. Valvomon toiminnasta kerrotaan lisää artikkelissa kameravalvomon henkilöstö ja ympärivuorokautinen valvonta.
Rekisterinpitäjä on silti yleensä taloyhtiö tai yritys itse. Sopimuksesta on käytävä ilmi, kuka päättää luovutuksista ja kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä. Jos kohteessa on käynnissä vakava uhka, väkivaltaa tai tulipalo, soita aina ensin hätänumeroon 112. Tallenteet ehditään hoitaa myöhemmin.
UKK
Kuinka kauan kameravalvonnan tallenteita saa säilyttää taloyhtiössä?
Kiinteää lakisääteistä aikaa ei ole. Säilytysajan on oltava käyttötarkoituksen kannalta perusteltu, ja käytännössä taloyhtiöissä käytetään yleensä 14-30 päivää. Työpaikoilla tallenteet on hävitettävä viimeistään vuoden kuluttua, ellei niitä tarvita esimerkiksi rikoksen selvittämiseen.
Saako asukas nähdä tallenteen, jossa hän itse esiintyy?
Kyllä. GDPR:n mukaan henkilöllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, ja pyyntöön on vastattava yleensä kuukauden kuluessa. Muiden henkilöiden kasvot on tarvittaessa peitettävä tai luovutus rajattava.
Mitä tehdään, jos poliisi pyytää tallennetta puhelimitse?
Kysy rikosilmoituksen numero ja tutkijan nimi ja tarkista ne poliisilaitokselta. Suojaa tallenne heti, luovuta vain pyydetty aikaväli ja kirjaa luovutus lokiin.
Yhteenveto ja viimeinen vinkki
Kameravalvonnan tallenteiden säilytysaika on rekisterinpitäjän perusteltava päätös. Sen pitää olla kirjattuna sekä tietosuojaselosteeseen että tallentimen asetuksiin, ja näiden kahden on vastattava toisiaan. Luovutus poliisille on sallittua ja usein välttämätöntä, kunhan pyytäjä tarkistetaan, aineisto rajataan ja luovutus dokumentoidaan.
Tee hallituksessa tai yrityksen johdossa kerran vuodessa 15 minuutin harjoitus. Valitse satunnainen päivä kahden viikon takaa ja yritä viedä siltä päivältä 10 minuutin pätkä muistitikulle. Jos se ei onnistu, ongelma kannattaa korjata nyt eikä silloin, kun poliisi soittaa.