Avainsäilytyspalvelu yritykselle tarkoittaa, että vartiointiliike säilyttää yrityksen toimitilojen avaimia, jotta hälytyspartio tai vartija pääsee sisään ilman, että omistajaa tarvitsee herättää keskellä yötä. Yrittäjälle, kiinteistöpäällikölle tai toimitusjohtajalle palvelun välitön hyöty on selvä: hälytykseen päästään reagoimaan nopeammin, eikä kenenkään oman henkilöstön tarvitse olla päivystysvalmiudessa. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten avainsäilytys toimii käytännössä, mitä se maksaa ja mihin kannattaa kiinnittää huomiota sopimusta tehdessä.
Mitä avainsäilytyspalvelu yritykselle sisältää
Perusidea on yksinkertainen. Yritys luovuttaa vartiointiliikkeelle yhden tai useamman avaimen, kulkukortin tai kulkutunnisteen. Avaimet säilytetään valvotusti, ja niitä käytetään vain sopimuksessa määritellyissä tilanteissa.
Tyypillisiä käyttötilanteita ovat murtohälytys, palohälytys, vesivahinkohälytys ja kylmälaitteen lämpöhälytys. Usein avaimia käytetään myös sovittuihin tehtäviin, kuten huoltomiehen päästämiseen sisään viikonloppuna tai ovien lukitsemisen tarkastamiseen piirivartiointikierroksella.
Avainsäilytys ei ole itsenäinen tuote samalla tavalla kuin hälytysjärjestelmä. Fyysiset hälyttimet asennetaan hälytysjärjestelmäliikkeen kautta ja lukot hankitaan lukkoliikkeestä. Avainsäilytys on palvelu, joka liittyy yleensä hälytysvartiointiin, piirivartiointiin tai valvomopalveluun.
Näin avaimia säilytetään turvallisesti
Ammattimainen vartiointiliike ei koskaan säilytä avainta niin, että siitä näkisi kohteen osoitteen. Avaimet koodataan, eli niihin merkitään tunnus, joka yhdistetään kohteeseen vain valvomon tai vartiointiliikkeen järjestelmässä. Jos avain katoaa, löytäjä ei tiedä, mihin se sopii.
Avaimet säilytetään yleensä lukitussa avainkaapissa tai sähköisessä avainautomaatissa, jossa jokainen otto ja palautus kirjautuu henkilökohtaisella tunnisteella. Osa liikkeistä kuljettaa hälytyspartion autossa alueen kohteiden avaimia sinetöidyissä pusseissa, jolloin partio pääsee kohteeseen ilman ylimääräistä käyntiä toimistolla.
Kokenut turvallisuusasiantuntija katsoo ensin, onko avaimesta olemassa luovutuspöytäkirja. Siinä mainitaan avainten määrä, avainnumerot, kulkuoikeuksien laajuus ja luovutuspäivä. Ilman pöytäkirjaa vastuunjako on epäselvä, jos avain myöhemmin katoaa.
Laki ja vastuut avainsäilytyksessä
Avainsäilytyspalvelua saa tarjota vain vartiointiliike, jolla on Poliisihallituksen myöntämä toimilupa. Toimintaa säätelee laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015). Sisään menevällä vartijalla tulee olla voimassa oleva vartijakortti.
Avainten hallussapito ei anna vartijalle laajempia valtuuksia kuin laki sallii. Vartija toimii toimeksiantajan lukuun ja vain sovituissa tehtävissä. Jos kohteessa on käynnissä murto tai paikalla on uhkaava henkilö, vartija ei rynnistä sisään yksin, vaan tilanne ilmoitetaan poliisille. Vakavissa uhkatilanteissa, väkivallassa ja tulipalossa soitetaan aina hätänumeroon 112.
Sopimuksen yksityiskohdat ratkaisevat paljon. Erityisesti vastuu kadonneesta avaimesta ja lukkojen sarjoitusmuutosten kustannuksista kannattaa kirjata selkeästi. Aiheesta lisää artikkelissa vartiointipalvelujen sopimusten sisällöstä.
Käytännön esimerkki: varasto Tampereen laidalla
Tyypillinen tilanne on pienen tukkuliikkeen varasto teollisuusalueella. Murtohälytin laukeaa kello 3.20 lauantain vastaisena yönä. Hälytys menee valvomoon, mutta koska avaimia ei ole säilytyksessä, hälytyspartio voi tarkastaa vain rakennuksen ulkopuolen.
Kaikki näyttää ulkoa ehjältä. Yrittäjälle soitetaan, ja hän ajaa paikalle 35 kilometrin päästä. Lopulta syyksi paljastuu varastoon jäänyt lintu tai irronnut mainosjuliste liiketunnistimen edessä. Yöunet ovat silti menneet, ja seuraavalla kerralla omistaja saattaa jättää puhelimeen vastaamatta.
Avainsäilytyksen kanssa partio olisi tarkastanut tilat sisältä, kuitannut hälytyksen ja virittänyt järjestelmän uudelleen. Yrittäjä olisi saanut raportin aamulla sähköpostiin.
Mitä avainsäilytys maksaa
Hinnoittelu vaihtelee liikkeittäin ja paikkakunnittain. Usein avainsäilytys sisältyy hälytysvartioinnin kuukausisopimukseen tai siitä peritään pieni lisämaksu, tyypillisesti 5-20 € kuukaudessa kohdetta kohden. Joissain sopimuksissa on lisäksi kertaluontoinen avainten vastaanotto- ja koodausmaksu, joka voi olla 20-60 €.
Varsinainen kustannus syntyy hälytyskäynneistä. Kertahälytys maksaa sopimuksesta ja kellonajasta riippuen usein 60-150 €, ja yö- ja pyhäkäynnit ovat yleensä kalliimpia. Avainsäilytys ei siis itsessään ole kallis, mutta se kannattaa suhteuttaa siihen, kuinka paljon väärien hälytysten kuittaaminen omin voimin maksaa työaikana ja ajokilometreinä.
Vakuutusyhtiöt saattavat edellyttää tietyissä kohteissa hälytysten tarkastamista sisältä tai myöntää alennusta, kun valvonta on järjestetty ammattimaisesti. Tämä kannattaa tarkistaa omasta vakuutusyhtiöstä ennen sopimuksen tekoa.
Yleinen myytti: avainsäilytys on tietoturvariski
Moni yrittäjä epäröi antaa avaimia ulkopuoliselle. Pelkona on, että joku vartijoista kävisi tiloissa luvatta tai avain päätyisi vääriin käsiin.
Todellisuudessa kunnollisessa vartiointiliikkeessä avaimen jokainen käyttö jättää jäljen: avainkaapin lokin, valvomon tehtäväkirjauksen ja usein myös hälytysjärjestelmän purkulokin. Riski on yleensä selvästi pienempi kuin silloin, kun avaimia on jaettu vuosien mittaan siivoojille, huoltomiehille ja entisille työntekijöille ilman kirjanpitoa.
Myytti pätee vain silloin, kun avainsäilytys on hoidettu huolimattomasti. Siksi palveluntarjoajalta kannattaa kysyä suoraan, miten avainten käyttö kirjataan ja kuka niitä pääsee käsittelemään.
Yleisimmät virheet avainsäilytyksessä
Avainta ei päivitetä lukkomuutosten jälkeen. Yritys vaihtaa sarjoituksen tai siirtyy sähköiseen lukitukseen, kuten iLOQ- tai Abloy CLIQ -järjestelmään, mutta vartiointiliikkeelle jää vanha avain. Ensimmäisessä hälytyksessä partio seisoo oven takana.
Pelkkä avain ilman muuta pääsyä. Avain avaa ulko-oven, mutta sisällä on hälytysjärjestelmän ohjauspaneeli, väliovi kulkukortilla tai erillinen varaston rullaovi. Luovutukseen pitää sisältyä kaikki, mitä sisääntuloon ja hälytyksen kuittaamiseen tarvitaan.
Laaja sarja-avain liian kevyin perustein. Jos vartiointiliike tarvitsee pääsyn vain ulko-ovesta ja tekniseen tilaan, sille ei kannata antaa koko kiinteistön yleisavainta. Mitä suppeampi kulkuoikeus, sitä pienempi vahinko, jos avain joskus katoaa.
Milloin avainsäilytyksestä ei ole hyötyä
Poikkeuksiakin on. Jos yrityksen tiloissa on ympärivuorokautinen paikallisvartiointi tai kohde on auki läpi vuorokauden, erillinen avainsäilytys on tarpeeton.
Pohjois-Suomen tai Itä-Suomen haja-asutusalueilla lähin hälytyspartio voi sijaita kymmenien kilometrien päässä. Avainsäilytys toimii silloinkin, mutta vasteaika voi venyä tuntiin. Jos omistaja asuu kiinteistön vieressä, oma reagointi voi olla nopeampi. Vasteaikojen merkityksestä on kerrottu tarkemmin artikkelissa hälytyspalvelun vasteajoista.
Pelastuslaitoksen avainsäilö on oma asiansa. Automaattisella paloilmoittimella varustetuissa kohteissa pelastuslaitoksen pääsy järjestetään erillisen avainsäilön kautta, eikä vartiointiliikkeen avainsäilytys korvaa sitä.
UKK
Voiko avainsäilytyksen ostaa ilman hälytysvartiointia?
Osa vartiointiliikkeistä tarjoaa sitä erillisenä palveluna esimerkiksi sovittuja ovenavauksia varten, mutta yleisimmin se liittyy hälytysvartiointiin tai piirivartiointiin.
Kuka vastaa, jos säilytetty avain katoaa?
Vastuu määräytyy sopimuksen mukaan. Hyvässä sopimuksessa vartiointiliike vastaa huolimattomuudesta johtuvasta katoamisesta ja tarvittavista lukkomuutoksista.
Saako vartija mennä tiloihin ilman hälytystä?
Vain jos se on sovittu kirjallisesti, esimerkiksi tarkastuskierroksena tai huoltomiehen päästämisenä sisään. Muuten avaimia käytetään ainoastaan hälytystilanteissa.
Lopuksi: tee luovutuksesta huolellinen
Avainsäilytys nopeuttaa hälytyksiin reagointia, säästää omistajan yöunia ja tuo avainten hallintaan kirjanpidon, joka monelta yritykseltä muuten puuttuu. Palvelu toimii parhaiten, kun luovutus on dokumentoitu, kulkuoikeudet on rajattu tarpeen mukaan ja avaimet päivitetään aina lukkomuutosten yhteydessä. Ennen sopimusta kannattaa pyytää 2-3 vartiointiliikkeeltä kuvaus siitä, miten avaimet koodataan, säilytetään ja kirjataan, ja verrata vastauksia rinnakkain.