Suurten yleisötilaisuuksien – festivaalien, urheilutapahtumien, konserttien – järjestäjä kantaa merkittävän vastuun myös lupa-asioista, ei pelkästään lavarakenteista ja artistisopimuksista. Yleisötilaisuuden turvallisuus ei rakennu pelkän hyvän tahdon varaan, vaan kokonaisuus perustuu ilmoitusvelvollisuuteen, viranomaisyhteistyöhön ja kirjalliseen turvallisuussuunnitelmaan, joka voi joissain tapauksissa edellyttää poliisin ja pelastusviranomaisen hyväksynnän.
Milloin tapahtuma vaatii yleisötilaisuusilmoituksen
Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuudesta on tehtävä kirjallinen ilmoitus poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkua. Käytännössä ilmoitus kannattaa jättää selvästi aiemmin, koska poliisi voi pyytää täydennyksiä tai lausuntoja pelastuslaitokselta ja kunnalta.
Ilmoitusvelvollisuus koskee lähtökohtaisesti kaikkia yleisölle avoimia tilaisuuksia – konsertteja, urheilukilpailuja, messuja, katufestivaaleja. Pieni piha- tai kyläjuhla, johon ei myydä lippuja eikä odoteta suurta yleisöä, voi jäädä ilmoitusvelvollisuuden ulkopuolelle, mutta rajanveto ei ole aina yksiselitteinen. Kokenut tapahtumajärjestäjä tarkistaa asian aina paikallispoliisilta etukäteen, sillä sakko myöhästyneestä tai puuttuvasta ilmoituksesta on pieni kuluerä verrattuna siihen, että koko tapahtuma joudutaan perumaan viime metreillä.
Pelastuslain vaatimukset ja pelastussuunnitelma
Yli 200 hengen tilaisuuksissa tai muuten riskialttiiksi arvioiduissa tapahtumissa pelastuslaki edellyttää kirjallisen pelastussuunnitelman laatimista ja sen toimittamista pelastusviranomaiselle. Suunnitelmassa kuvataan muun muassa poistumistiet, alkusammutuskalusto, ensiapuvalmius, kokoontumispaikat ja menettely tulipalon tai muun vaaratilanteen sattuessa.
Pelastuslaitos voi tehdä tapahtumaan ennakkotarkastuksen ja vaatia muutoksia esimerkiksi hätäpoistumisteiden leveyteen tai palokuorman määrään telttarakenteissa. Tampereen Ratinan stadionilla tai Helsingin Kaisaniemen puistossa järjestettävät suurtapahtumat käyvät tästä syystä läpi useita viranomaispalavereja jo kuukausia ennen tapahtumaa.
Järjestyksenvalvonnan mitoitus ja toimivaltuudet
Yleisötilaisuuden järjestyksenvalvonta perustuu lakiin yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015) ja järjestyksenlain säännöksiin. Järjestäjän on haettava poliisilta hyväksyntä järjestyksenvalvojien asettamiselle tilaisuuteen, ja käytännössä tämä tapahtuu samassa yhteydessä yleisötilaisuusilmoituksen kanssa.
Järjestyksenvalvojalla on Poliisihallituksen myöntämä kortti ja rajattu toimivalta: hän voi poistaa häiritsevän henkilön alueelta, ottaa kiinni rikoksesta tavatun ja tarvittaessa käyttää voimakeinoja, mutta toimivalta ei vastaa poliisin valtuuksia. Vakavassa uhka- tai väkivaltatilanteessa järjestyksenvalvoja ei korvaa poliisia – hätänumeroon 112 soitetaan aina, kun tilanne sitä edellyttää.
Järjestyksenvalvojien määrä mitoitetaan yleisömäärän, alkoholitarjoilun, alueen laajuuden ja riskiarvion perusteella. Nyrkkisääntönä käytetään usein noin yhtä järjestyksenvalvojaa 100–250 kävijää kohden, mutta esimerkiksi festivaalin pääportilla tai anniskelualueella suhdeluku on tiheämpi. Konserttien ja festivaalien järjestyksenvalvonta vaatii yleensä myös erillistä porttivalvontaa ja alueellista partiointia, joiden laajuus kirjataan turvallisuussuunnitelmaan.
Turvallisuussuunnitelma – tapahtuman ydinasiakirja
Isoissa yleisötilaisuuksissa turvallisuussuunnitelma ei ole muodollisuus, vaan asiakirja, jota poliisi, pelastuslaitos ja usein myös kunnan terveysviranomainen käyvät läpi ennen lupapäätöstä. Hyvä suunnitelma sisältää:
- Riskiarvion tapahtuman erityispiirteistä – yleisömäärä, ikäjakauma, alkoholitarjoilu, sääolosuhteet
- Järjestyksenvalvonnan ja vartioinnin mitoituksen sekä vastuuhenkilöt
- Pelastustiet, kokoontumispaikat ja evakuointimenettelyn
- Viestintäsuunnitelman häiriötilanteita varten
- Yhteystiedot poliisiin, pelastuslaitokseen ja ensihoitoon
Suunnitelman laatiminen kannattaa aloittaa yhteistyössä ammattimaisen toimijan kanssa. Tapahtumaturvallisuus ja järjestyksenvalvonta käytännössä -aiheeseen kannattaa tutustua jo suunnitteluvaiheessa, sillä monet viranomaisvaatimukset vaikuttavat suoraan tapahtuma-alueen layoutiin ja aikatauluun.
Yleisimmät virheet lupaprosessissa
Toistuva virhe on ilmoituksen jättäminen liian myöhään – viiden vuorokauden minimiaika riittää harvoin, jos poliisi pyytää lisäselvityksiä tai pelastuslaitos vaatii muutoksia suunnitelmaan. Tapahtumaa ei kannata aikatauluttaa niin, että lupaprosessi on vielä kesken markkinoinnin käynnistyessä.
Toinen yleinen puute on järjestyksenvalvojien alimitoitus. Järjestäjä laskee usein tarpeen pelkän yleisömäärän perusteella huomioimatta alkoholitarjoilua tai tapahtuma-alueen pullonkauloja, kuten kapeita sisäänkäyntejä. Kolmas virhe on vastuunjaon epäselvyys alihankkijoiden kesken – kun lavarakentaja, cateringyritys ja turvallisuuspalvelu toimivat kukin omilla sopimuksillaan, kukaan ei lopulta ole selkeästi vastuussa esimerkiksi sähköturvallisuudesta tai kulunvalvonnasta.
Yleinen väärinkäsitys vastuusta
Moni järjestäjä olettaa, että vastuu siirtyy automaattisesti ostetulle turvallisuuspalvelulle tai järjestyksenvalvontayritykselle heti kun sopimus on allekirjoitettu. Näin ei ole. Tapahtuman järjestäjä säilyy aina kokonaisvastuussa tapahtuman turvallisuudesta lain edessä, vaikka operatiivinen toteutus ulkoistettaisiin vartiointiliikkeelle tai järjestyksenvalvontaa tarjoavalle yritykselle.
Sopimuksessa palveluntarjoajan kanssa kannattaa kirjata selkeästi, mikä osa vastuusta ja millä valtuuksilla kuuluu kenellekin – mutta viranomaisten suuntaan järjestäjä vastaa aina kokonaisuudesta.
Kameravalvonta ja henkilötietojen käsittely tapahtuma-alueella
Monissa suurtapahtumissa käytetään kameravalvontaa sisäänkäyntien, pääkassan ja yleisöalueiden seurantaan. Kameravalvonta on lain mukaan sallittua, mutta se edellyttää näkyviä kameramerkkejä, rekisteriselostetta ja GDPR:n mukaista käsittelyperustetta. Tarkat ja ajantasaiset vaatimukset kannattaa tarkistaa Tietosuojavaltuutetun toimistosta ennen tapahtumaa, sillä tulkinnat ja ohjeistus tarkentuvat säännöllisesti. Aiheesta lisää artikkelissa Julkisten tilojen kameravalvonta – tietosuoja ja luvat.
UKK
Kuinka kauan ennen tapahtumaa yleisötilaisuusilmoitus pitää jättää?
Kokoontumislain mukainen vähimmäisaika on viisi vuorokautta, mutta isoissa tapahtumissa ilmoitus ja siihen liittyvä turvallisuussuunnitelma kannattaa toimittaa poliisille jo 1–3 kuukautta etukäteen, jotta mahdollisiin lisäselvityspyyntöihin ehtii vastata.
Voiko tapahtuman järjestäjä ulkoistaa koko vastuun turvallisuudesta vartiointiliikkeelle?
Ei voi. Operatiivinen toteutus voidaan ulkoistaa, mutta järjestäjä säilyy viranomaisten suuntaan kokonaisvastuussa tapahtuman turvallisuudesta ja lupaehtojen noudattamisesta.
Riittääkö pieneen kyläjuhlaan pelkkä suullinen sopimus järjestyksenvalvojien kanssa?
Ei riitä missään tilaisuudessa, jossa käytetään lain mukaista järjestyksenvalvontaa. Järjestyksenvalvojien asettaminen edellyttää poliisin hyväksyntää ja kirjallista sopimusta, koska kyse on julkisen vallan käyttöön rinnastettavasta toimivallasta.
Yhteenveto
Suuren yleisötapahtuman lupa-asiat ratkaisevat usein tapahtuman toteutumisen aivan yhtä lailla kuin lipunmyynti tai ohjelmasisältö. Ilmoitusvelvollisuus, pelastussuunnitelma ja järjestyksenvalvonnan hyväksyntä kannattaa hoitaa hyvissä ajoin ja yhteistyössä kokeneen turvallisuuskumppanin kanssa, jotta vastuut ja valtuudet ovat selvät jokaiselle osapuolelle. Kun lupa-asiat on hoidettu kunnolla, järjestäjä voi keskittyä siihen, mikä tapahtumassa on olennaista – hyvään ja turvalliseen kokemukseen yleisölle. Oikean kumppanin valintaan kannattaa perehtyä huolella, ja apuna voi käyttää esimerkiksi opasta Turvallisuuspalvelun valinta – näin löydät luotettavan kumppanin.