Tapahtuman turvallisuussuunnitelma on asiakirja, jonka järjestäjä tekee riskien kartoittamiseksi. Siihen kirjataan myös, kuka toimii missäkin tilanteessa. Siitä on hyötyä kaupunginosatapahtumassa, kesäfestivaalilla, seurakunnan konsertissa ja yrityksen asiakastilaisuudessa. Hyvin tehtynä se nopeuttaa viranomaisprosessia, auttaa mitoittamaan järjestyksenvalvonnan oikein ja tekee selväksi, kuka päättää, kun jotain tapahtuu. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä suunnitelmaan kuuluu, ketkä ovat tapahtuman vastuuhenkilöt ja missä järjestäjät tyypillisesti kompastuvat.
Mihin tapahtuman turvallisuussuunnitelmaa tarvitaan
Suomessa vastuu yleisötilaisuuden turvallisuudesta on aina järjestäjällä. Vastuu ei siirry vartiointiliikkeelle, kunnalle eikä poliisille. Kokoontumislain (530/1999) mukaan yleisötilaisuudesta on ilmoitettava poliisille viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Pelastuslaki (379/2011) taas velvoittaa laatimaan pelastussuunnitelman tilaisuuksiin, joissa on suuri yleisömäärä tai erityisiä riskejä. Tällaisia ovat esimerkiksi pyrotekniikka, avotuli tai tilat, joista poistuminen on vaikeaa.
Käytännössä pelastussuunnitelma ja turvallisuussuunnitelma tehdään usein samaksi asiakirjaksi. Se toimitetaan alueen pelastuslaitokselle tyypillisesti 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Esimerkiksi Helsingin ja Tampereen pelastuslaitokset julkaisevat sivuillaan omia ohjeitaan ja pohjiaan, ja ne kannattaa tarkistaa ennen kirjoittamista. Isoissa tapahtumissa myös poliisi, pelastusviranomainen ja ensihoito käyvät suunnitelman läpi ennakkopalaverissa. Lupaprosessia ja vastuunjakoa käsitellään tarkemmin artikkelissa suurten yleisötapahtumien lupa-asioista ja vastuista.
Mitä hyvä turvallisuussuunnitelma sisältää
Kokenut turvallisuussuunnittelija aloittaa riskiarvioinnista eikä lomakkeesta. Ensin selvitetään, mikä tässä tapahtumassa voi oikeasti mennä pieleen. Ulkoilmakonsertissa elokuussa riskit ovat ukkonen, kuumuus, päihteet ja tungos lavan edessä. Talvella sisähallissa järjestettävässä messutapahtumassa ne ovat poistumisreitit, sähköturvallisuus ja kadonneet lapset.
Riskiarvioinnin jälkeen suunnitelmaan kirjataan vähintään nämä:
– tapahtuman perustiedot: ajankohta, paikka, arvioitu yleisömäärä, anniskelu ja ohjelma
– alueen kartta, jossa näkyvät poistumisreitit, kokoontumispaikka, ensiapupiste ja pelastusajoneuvojen reitit
– vastuuhenkilöt yhteystietoineen ja varahenkilöineen
– toimintaohjeet tyypillisiin poikkeamiin, kuten tulipaloon, sairauskohtaukseen, väkivaltatilanteeseen, rajuilmaan ja kadonneeseen henkilöön
– viestintä- ja hälytysketju sekä tieto siitä, kuka soittaa hätänumeroon 112 ja kuka ohjaa yksiköt paikalle
Viimeinen kohta jää usein ohueksi. Hätätilanteessa jokaisen henkilökunnan jäsenen pitää tietää, että hätänumeroon 112 saa ja pitää soittaa heti, eikä lupaa tarvitse kysyä esimieheltä. Suunnitelmassa määritellään lisäksi, kuka menee portille vastaan ambulanssia, koska Kaisaniemen puistossa tai Ratinan rantapuistossa sitä ei ensihoitaja välttämättä löydä yksin.
Vastuuhenkilöt ja heidän roolinsa
Tapahtuman vastuuhenkilöt määritellään nimillä, ei tehtävänimikkeillä. Pienessä tapahtumassa sama ihminen voi hoitaa useamman roolin. Yli 5 000 hengen festivaalilla jokaiselle tehtävälle tarvitaan oma henkilö ja varahenkilö.
Tapahtuman järjestäjä on oikeushenkilö, esimerkiksi yhdistys, yritys tai kunta, joka kantaa juridisen vastuun. Turvallisuuspäällikkö vastaa suunnitelman laatimisesta, viranomaisyhteistyöstä ja tilannekuvasta tapahtuman aikana. Hänellä pitää olla valtuudet keskeyttää ohjelma, jos turvallisuus vaatii. Esimerkiksi ukkosrintaman lähestyessä kukaan ei saa joutua kysymään lupaa tuottajalta.
Järjestyksenvalvojien esimies johtaa järjestyksenvalvontaa ja pitää yhteyttä poliisiin. Ensiapuvastaava mitoittaa ensiavun yleisömäärän ja riskien mukaan. Liikenne- ja pysäköintivastaava on tarpeen silloin, kun ihmiset saapuvat autoilla tai bussikuljetuksilla. Usein kannattaa nimetä myös erillinen viestintävastaava, joka hoitaa kuulutukset ja some-tiedotteet poikkeustilanteessa.
Järjestyksenvalvonta osana suunnitelmaa
Järjestyksenvalvojilla pitää olla voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti. Sen saa 32 tunnin peruskoulutuksen jälkeen, kortin myöntää poliisi ja se on voimassa viisi vuotta. Poliisi hyväksyy järjestyksenvalvojien asettamisen tapahtumaan ja voi edellyttää tiettyä vähimmäismäärää. Nyrkkisääntönä käytetään usein yhtä järjestyksenvalvojaa 100-250 henkeä kohden. Anniskelu, iltaohjelma ja nuori yleisö nostavat tarvetta selvästi.
Järjestyksenvalvojan toimivalta on rajattu. Järjestyksenvalvoja voi evätä pääsyn, poistaa henkilön ja tarvittaessa ottaa hänet kiinni poliisille luovutettavaksi, mutta tehtävä ei ole poliisin tehtävä. Voimankäytön pitää aina olla puolustettavaa ja oikeassa suhteessa tilanteeseen. Ostettaessa järjestyksenvalvontaa vartiointiliikkeeltä yrityksellä on oltava Poliisihallituksen myöntämä toimilupa yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain (1085/2015) mukaisesti. Konserttien erityispiirteistä kerrotaan lisää artikkelissa konserttien ja festivaalien järjestyksenvalvonnasta.
Vuokrattu järjestyksenvalvoja maksaa yleensä noin 30-45 € tunnilta. Ilta- ja pyhälisät tulevat tämän päälle. Yhdistysten ja seurakuntien tapahtumissa käytetään usein omia talkoolaisia, joilla on kortti. Tämä on täysin hyväksyttävää, kunhan kortit ovat voimassa ja järjestyksenvalvojat on ilmoitettu poliisille.
Myytti: vartiointiliike ottaa vastuun turvallisuudesta
Yleinen väärinkäsitys on, että ammattimaisen turvallisuusyrityksen palkkaaminen siirtää vastuun sille. Näin ei ole. Securitas, Avarn Security tai paikallinen vartiointiliike tuottaa sovitun palvelun, mutta järjestäjä vastaa edelleen siitä, että kokonaisuus on suunniteltu ja mitoitettu oikein. Jos poistumisreitti on tukittu lavarakenteella, vastuu ei ole sillä järjestyksenvalvojalla, joka sattui seisomaan vieressä.
Turvallisuusyritys voi silti olla suureksi avuksi. Moni alan toimija tarjoaa suunnitelman laatimista konsultointina, ja kokeneen kumppanin kommentit paljastavat usein aukkoja, joita ensikertalainen ei huomaa.
Yleisimmät virheet turvallisuussuunnitelmassa
Ensimmäinen virhe on kopioida edellisen vuoden suunnitelma sellaisenaan. Jos lava on siirretty, anniskelualue laajennettu tai yleisömäärä kasvanut 2 000 hengestä 3 500 henkeen, riskit ovat muuttuneet ja suunnitelman on muututtava niiden mukana.
Toinen virhe on suunnitelma, jota kukaan ei ole lukenut. Pelastuslaitos hyväksyy asiakirjan, mutta lipunmyyjä, baarihenkilökunta ja järjestyksenvalvojat eivät tiedä, missä kokoontumispaikka on. Ammattilainen pitää koko henkilökunnalle 15-30 minuutin turvallisuusperehdytyksen ennen ovien avaamista.
Kolmas virhe on, ettei varahenkilöitä ole nimetty. Turvallisuuspäällikkö voi sairastua tai joutua hoitamaan yhtä tilannetta pitkään. Jos kukaan ei silloin tiedä, kuka johtaa, vasteaika venyy juuri pahimmalla hetkellä.
Kameravalvontaa käyttävissä tapahtumissa yleinen puute on, että kamerakyltit ja rekisteriseloste unohtuvat. Ajantasaiset GDPR-vaatimukset kannattaa tarkistaa Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.
UKK
Tarvitseeko pieni tapahtuma turvallisuussuunnitelman?
Lain mukaan pelastussuunnitelmaa ei aina vaadita, jos yleisömäärä on pieni eikä erityisiä riskejä ole. Kirjallinen suunnitelma on silti suositeltava myös 100 hengen tapahtumassa, koska se selkeyttää vastuut ja helpottaa poliisi-ilmoitusta.
Kuka hyväksyy tapahtuman turvallisuussuunnitelman?
Pelastussuunnitelma toimitetaan alueen pelastuslaitokselle, joka voi antaa siitä palautetta ja vaatia muutoksia. Poliisi käsittelee yleisötilaisuusilmoituksen ja hyväksyy järjestyksenvalvojien asettamisen.
Voiko järjestäjä itse toimia turvallisuuspäällikkönä?
Voi, jos hänellä on riittävä osaaminen ja aikaa keskittyä tehtävään. Isoissa tapahtumissa tehtävät kannattaa erottaa, koska tuotannon kiireet vievät helposti huomion turvallisuudesta.
Yhteenveto ja viimeinen käytännön vinkki
Toimiva tapahtuman turvallisuussuunnitelma rakentuu todellisten riskien pohjalle. Vastuuhenkilöt ja varahenkilöt nimetään, ja suunnitelma käydään läpi koko henkilökunnan kanssa. Viranomaisille se toimitetaan ajoissa: poliisille vähintään viisi vuorokautta ja pelastuslaitokselle yleensä 14 vuorokautta ennen tapahtumaa.
Yksi käytännön vinkki toimii joka kerta. Kävele tapahtuma-alue läpi pelastussuunnitelma kädessä päivää ennen avaamista ja tarkista jokainen poistumisreitti, sammutin ja ensiapupiste paikan päällä. Paperilla toimiva suunnitelma ei auta, jos kulkureitin edessä on aita, jota kukaan ei muistanut siirtää.