Yrityksen riskiarvioinnin päivitys kausittain on tapa pitää turvallisuusasiakirja ajan tasalla, kun liiketoiminnan olosuhteet muuttuvat vuodenaikojen mukaan. Artikkeli on kirjoitettu yrittäjille, kiinteistöpäälliköille ja työsuojelusta vastaaville, joiden riskiarvio on tehty kerran ja jäänyt sen jälkeen mappiin. Kausittain päivitetty arvio paljastaa ajoissa riskit, jotka muuttuvat pimeän ajan, lomakausien, sesonkimyynnin ja sääolojen mukana. Samalla vartiointi, hälytysvalvonta ja henkilöstön ohjeistus saadaan vastaamaan todellista tilannetta.
Miksi riskiarvioinnin päivitys kausittain kannattaa
Työturvallisuuslain (738/2002) 10 § velvoittaa työnantajan selvittämään työn vaarat ja arvioimaan niiden merkityksen. Arvio on pidettävä ajan tasalla aina, kun olosuhteet muuttuvat olennaisesti. Laki ei määrää tarkkaa päivitysväliä, mutta käytännössä olosuhteet muuttuvat Suomessa ainakin neljästi vuodessa.
Joulukuussa Rovaniemellä valoisaa aikaa on vain muutama tunti. Heinäkuussa Helsingin toimistotalo voi olla kolme viikkoa lähes tyhjillään. Molemmissa tilanteissa piha, kulunvalvonta ja hälytysvaste toimivat eri tavalla kuin keväällä tehdyssä riskiarviossa oletettiin.
Hyötyjä on kolme: vahinkoja sattuu vähemmän, vakuutusyhtiön suojeluohjeiden noudattaminen on helpompi osoittaa, eikä vartiointipalveluihin käytetä rahaa sellaiseen, mitä ei tarvita.
Myytti: riskiarvio tehdään kerran ja se riittää
Yleisin väärinkäsitys on, että riskiarviointi on yksi asiakirja, joka päivitetään vain työsuojelutarkastuksen alla. Kerran tehty arvio kuvaa yhtä hetkeä. Jos varastossa työskentelee syksyllä viisi vakituista työntekijää ja jouluna kaksitoista vuokratyöntekijää, kyse on käytännössä eri työpaikasta.
Toinen harha on ajatella, että riskiarvio koskee vain työtapaturmia. Hyvin tehty arvio kattaa myös murrot, ilkivallan, väkivallan uhan, tulipalot ja tietoturvan. Kokenut turvallisuuskonsultti käsittelee ne yhdessä, koska samat olosuhteet vaikuttavat niihin kaikkiin. Esimerkiksi pimeä ja huonosti valaistu lastauslaituri lisää sekä liukastumisia että murtoyrityksiä.
Vuodenkierto käytännössä: mitä kunakin kautena tarkistetaan
Ammattilainen sitoo päivitykset kalenteriin eikä jää odottamaan vahinkoja. Tämä nelijako sopii useimmille pk-yrityksille:
Syyskuu–lokakuu: pimeän ajan valmistelu. Tarkistetaan ulkovalaistus, liiketunnistimet, kameroiden kuvanlaatu hämärässä ja piirivartioinnin kierrosajat. Murtoyritykset painottuvat pimeään aikaan erityisesti teollisuusalueilla.
Marraskuu–joulukuu: sesonkiriskit. Kaupan alalla lisääntyvät myymälävarkaudet ja uhkaavat tilanteet kassalla. Samaan aikaan käteistä on kassakaapissa enemmän ja tilapäistä henkilöstöä on paljon. Tarvitaanko arvokuljetuksia tavallista useammin?
Tammikuu–maaliskuu: talviolosuhteet. Arvioinnissa käydään läpi lumikuormat, katoilta putoava jää, liukkaus, sähkökatkot ja niiden vaikutus hälytysjärjestelmän akkuvarmennukseen.
Toukokuu–kesäkuu: lomakausi. Päivitetään avainten ja kulkutunnisteiden luovutukset kesätyöntekijöille ja valvomon yhteyshenkilölista. Lisäksi päätetään, tarvitaanko kesä-heinäkuussa päivystysvartiointia tai tehostettua hälytysvartiointia.
Kokous kunkin kauden jälkeen: 30-60 minuutin palaveri, jossa käydään läpi kauden poikkeamat, hälytykset ja läheltä piti -tilanteet.
Pienessä yrityksessä yksi päivityskierros vie yleensä 2-4 tuntia. Jos ulkopuolinen asiantuntija osallistuu, turvallisuuskonsultoinnin tuntihinta on tyypillisesti noin 90-150 € + alv. Yleiset menetelmät on kuvattu tarkemmin artikkelissa yrityksen riskiarviointi ja sen käytännön toteutus.
Esimerkki: rautakauppa ja kesäloman tyhjä viikko
Tyypillinen tilanne keskikokoisessa kaupassa Tampereen seudulla: riskiarvio on tehty helmikuussa, ja silloin todettiin, että hälytysvalvonta ja yksi yöllinen piirivartiointikierros riittävät. Heinäkuussa piha-alue täyttyy kausituotteista, kuten grilleistä, puutarhakoneista ja terassilaudoista. Iltaisin ihmiset liikkuvat valoisalla myöhään, ja myymälän takapiha jää kaupan sulkemisen jälkeen kenenkään valvomatta.
Kun riskiarviota päivitetään toukokuussa, havaitaan muutama puute. Ulkovaraston aita on kesäkauden ajan auki lastauksia varten. Kamerat on suunnattu sisäänkäynteihin, eivät pihalle. Valvomon hälytysvastaanoton yhteyshenkilö on itse lomalla. Korjaukset ovat edullisia: aidan lukitus kauden ajaksi, yksi lisäkierros vartiointiliikkeen sopimukseen ja ajantasainen soittolista valvomolle. Ilman päivitystä ensimmäinen merkki ongelmasta olisi ollut tyhjä lavapaikka maanantaiaamuna.
Lainsäädäntö ja viranomaisvaatimukset päivityksen taustalla
Riskiarvio on lakisääteinen asiakirja. Työsuojelutarkastaja voi pyytää nähdä sen ja kysyä, milloin sitä on viimeksi päivitetty. Jos rakennukselta edellytetään pelastuslain (379/2011) mukaista pelastussuunnitelmaa, myös sen on vastattava muuttuneita olosuhteita, kuten tilapäisiä varastoja, uusia kulkureittejä tai tapahtumia.
Jos riskiarvion perusteella hankitaan vartiointia, palvelun saa tuottaa vain vartioimisliike, jolla on Poliisihallituksen myöntämä elinkeinolupa. Lain yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015) mukaan vartijalla on oltava voimassa oleva vartijakortti. Vartijan toimivaltuudet ovat rajatut, eivätkä ne vastaa poliisin toimivaltuuksia. Jos päivityksen tuloksena halutaan lisätä kameravalvontaa, ajantasaiset GDPR- ja tietosuojavaatimukset kannattaa tarkistaa Tietosuojavaltuutetun toimistosta. Työpaikan kameravalvonnasta on lisäksi tiedotettava työntekijöille, ja näkyvät kameramerkit ovat pakollisia.
Vakuutusyhtiöillä, kuten Ifillä, LähiTapiolalla ja Pohjolalla, on omat suojeluohjeensa. Niissä voi olla vaatimuksia esimerkiksi murtohälytyksen valvomoliitännästä tai kassakaapin murtosuojausluokasta. Muuttuneiden olosuhteiden takia suojeluohje voi jäädä täyttymättä huomaamatta, mikä voi vaikuttaa korvauksiin.
Yleisimmät virheet riskiarvion päivityksessä
Päivitetään vain päivämäärä. Asiakirjaan vaihdetaan uusi vuosiluku, mutta sisältöä ei käydä läpi. Tarkastuksessa tämä paljastuu nopeasti, koska riskilistassa voi olla edelleen koneita, jotka on myyty jo vuosia sitten.
Vartiointiliike ei osallistu päivitykseen. Vartijoilla ja valvomolla on tietoa, jota yrityksellä ei ole, esimerkiksi aiheettomien hälytysten kellonajat, auki jääneet ovet ja epäilyttävä liikkuminen alueella. Ammattilainen pyytää vartiointiliikkeeltä kausiraportin ennen jokaista päivitystä.
Tilapäinen henkilöstö jää huomiotta. Kesätyöntekijät ja sesonkiapu saavat kulkutunnisteet, mutta heitä ei perehdytetä hälytysjärjestelmään eikä toimimaan uhkatilanteessa. Perehdytyksen sisältöä käsitellään tarkemmin artikkelissa työturvallisuuskonsultointi työpaikalle.
Milloin kausittainen rytmi ei riitä
Kalenteripohjainen päivitys on vähimmäistaso. Arvio päivitetään heti, jos tapahtuu murto, väkivaltatilanne, tulipalo tai vakava läheltä piti -tilanne. Sama koskee muuttoa, laajennusta, uutta vuoroa, kuten yötyön aloittamista, tai uutta toimialaa.
Joissakin kohteissa ei tarvita neljää kierrosta vuodessa. Toimistossa, jossa toiminta pysyy samana ympäri vuoden ja jossa on kiinteistön yhteinen kulunvalvonta, kaksi päivitystä vuodessa voi riittää: syksyllä ja ennen lomakautta. Tilojen suunnittelu kannattaa silti tehdä huolellisesti alusta asti. Siitä kerrotaan lisää artikkelissa yrityksen toimitilojen turvasuunnittelu.
Akuutissa vaaratilanteessa, kuten väkivallan uhatessa tai tulipalossa, riskiarviota ei avata, vaan soitetaan heti hätänumeroon 112.
UKK
Kuinka usein yrityksen riskiarvio pitää päivittää?
Laki ei määrää tarkkaa väliä, mutta arvion on oltava ajan tasalla, kun olosuhteet muuttuvat. Useimmissa yrityksissä 2-4 päivitystä vuodessa riittää. Lisäksi arvio päivitetään aina vahingon tai merkittävän muutoksen jälkeen.
Kuka vastaa riskiarvioinnin päivityksestä?
Vastuu on aina työnantajalla. Työsuojelupäällikkö tai turvallisuusvastaava voi koordinoida työtä, ja ulkopuolinen turvallisuuskonsultti tai vartiointiliike voi tuoda mukaan asiantuntemusta. Vastuu ei siirry niille.
Voiko vartiointiliike tehdä riskiarvion yrityksen puolesta?
Suuret toimijat, kuten Securitas ja Avarn Security, tarjoavat kohteen riskiarviointia osana turvallisuuskonsultointia. Työturvallisuuslain mukaisen kokonaisarvion omistaa silti yritys itse, ja sen on katettava myös työn muut vaarat.
Käytännön vinkki lopuksi
Merkitse kalenteriin neljä päivämäärää: syyskuun alku, marraskuun puoliväli, tammikuun loppu ja toukokuun puoliväli. Pyydä jokaista päivitystä varten vartiointiliikkeeltä kausiraportti ja tarkista vakuutusyhtiön suojeluohjeet. Kirjaa muutokset niin, että niistä näkee, mitä muutettiin ja miksi. Kun riskiarviointi tehdään toistuvasti kalenterin mukaan, siitä tulee osa yrityksen normaalia työtä, ja muuttuneet riskit huomataan ennen kuin ne aiheuttavat vahinkoja.